В соответствии с НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (п. 1 ст. 93 НК РФ). Порядок представления истребуемых документов закреплен в п. 2 ст. 93 НК РФ, согласно которому документы могут быть:
– представлены проверяемым лицом лично или через представителя;
– направлены в налоговый орган по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика, в том числе в электронной форме по форматам, установленным ФНС.
В Письме от 08.11.2023 N ЕА-4-26/14162@ ФНС России разъяснила порядок передачи истребуемых документов в электронном виде.
Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика утвержден Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@.
Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в электронной форме:
– в виде скан-образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов), в том числе визуализированных на бумажный носитель в случае изначального составления в электронной форме,
– по форматам, установленным ФНС России, – в том виде, в котором они составлены налогоплательщиком.
В связи с этим ФНС рекомендует представлять документы, составленные по установленным форматам, в исходном виде без преобразования в скан-образы.
Актуальный перечень утвержденных ФНС форматов электронных документов приведен в Приложении к письму.
На заметку: ФНС ежегодно разрабатывает и утверждает электронные форматы для различных документов. Отмечается, что использование электронных форматов документов позволяет бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, ускоряет взаимодействие с контрагентами и помогает сэкономить деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы.
Напомним, что налоговое законодательство не обязывает организации составлять первичные документы в электронном виде только по утвержденным ФНС форматам. В случае истребования такие документы можно представить в бумажном виде с отметкой о подписании электронной подписью либо в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью. Подробнее об этом рассказано в обзоре «Электронные документы составлены не по формату ФНС: как их представить по требованию налогового органа» на нашем сайте.
В Письме от 29.09.2023 N Д-5-26/56@, направленном для использования в работе нижестоящими налоговыми органами, ФНС сообщала о недопустимости истребования налоговыми органами скан-образов документов или визуализированных на бумаге документов в случаях, когда такие документы были составлены налогоплательщиком в XML-форматах, утвержденных ФНС России.
Как представить документы по требованию налогового органа, рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.
Также в этом поможет алгоритм клиентского опыта «Эффективная работа с требованиями налоговых органов» на нашем сайте.
Читайте подробнее