Для оказания сотруднику материальной помощи в связи со смертью близкого родственника (матери) какие документы нужно фирме для отчетности? Облагается ли эта сумма НДФЛ и взносами?
Главное
Для оформления матпомощи нужны заявление работника, копия свидетельства о смерти, копия подтверждающего родство документа и приказ руководителя.
Матпомощь в связи со смертью члена семьи не облагайте НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме. Матпомощь в связи со смертью других родственников не облагайте НДФЛ и взносами по общим правилам - до 4 000 руб. в год. Для налога на прибыль любую матпомощь учесть нельзя (ст. ст. 270, 422 НК РФ, Письмо Минфина от 21.06.2021 N 03-04-05/48729).
Члены семьи - супруги, родители и дети. Бабушки, дедушки, внуки, братья и сестры не являются членами семьи (ст. 2 СК РФ).
Обоснование
Оформление предоставления работнику материальной помощи в случае смерти члена его семьи (родственника) нормативно не урегулировано. Обычно выплата оформляется приказом работодателя, изданным на основании заявления работника и копии свидетельства о смерти члена его семьи (родственника), а также документов о родстве умершего с работником (например, свидетельство о браке). Такой порядок вы можете закрепить, например, в положении о материальной помощи.
Также рекомендуем вам определить перечень членов семьи (родственников), в случае смерти которых работнику выплачивается материальная помощь. Проверьте, возможно, такой перечень установлен для вашей организации, например, в отраслевом соглашении.
Как облагается НДФЛ материальная помощь работнику в связи со смертью родственника (члена семьи)
Материальная помощь в связи со смертью в полной сумме не облагается НДФЛ, если отвечает двум условиям (п. 8 ст. 217 НК РФ):
1. выплачивается работнику (бывшему работнику - пенсионеру) в связи со смертью члена (членов) его семьи.
К членам семьи относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные. Иногда к ним также относят прочих родственников и свойственников (бабушка, брат, тесть и т.д.), совместно проживающих и ведущих совместное хозяйство с работником (см., например, Письмо Минфина России от 02.12.2016 N 03-04-05/71785);
2. выплачивается единовременно. При этом периодичность выплаты - разовым платежом или периодическими платежами - значения не имеет. Важно, что выплата произведена в связи с одним и тем же событием и по одному распоряжению (Письмо Минфина России от 31.10.2013 N 03-04-06/46587).
Если в течение календарного года материальная помощь выплачивалась работнику (бывшему работнику - пенсионеру) несколько раз в связи со смертью разных родственников (например, отца и матери), то не облагаются НДФЛ все эти выплаты, так как они произведены по разным основаниям (а именно: в связи со смертью отца, в связи со смертью матери).
Если умерший родственник не относится к членам семьи работника, при выплате материальной помощи в связи со смертью следует удержать НДФЛ. Облагаемую налогом сумму можно уменьшить на 4 000 руб. в целом за налоговый период согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, если помощь выплачивается работнику (бывшему работнику - пенсионеру), который иную материальную помощь на основании указанной нормы в течение года не получал.
Основанием для исключения из налоговой базы по НДФЛ полной суммы материальной помощи в связи со смертью или ее части будут:
- приказ руководителя организации;
- заявление работника;
- копия свидетельства о смерти;
- копия документов, подтверждающих родство.
Как облагается страховыми взносами материальная помощь работнику в связи со смертью родственника
Единовременная материальная помощь в связи со смертью родственника работника не облагается взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, если умерший родственник - член семьи сотрудника (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Ограничений размера такой материальной помощи не установлено.
К членам семьи относятся (п. 1 ст. 11 НК РФ, ст. 2 СК РФ):
1. супруг (супруга);
2. родители (в том числе усыновители);
3. дети (в том числе усыновленные).
Материальную помощь в связи со смертью перечисленных родственников не облагайте страховыми взносами. У работника нужно запросить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство с умершим (например, свидетельство о браке).
Материальную помощь в связи со смертью других родственников, которые не относятся к перечисленным выше членам семьи, рекомендуем облагать страховыми взносами в общем порядке. Считаем, что такой позиции будут придерживаться налоговые органы, поскольку ранее данный подход применялся в отношении взносов по Закону N 212-ФЗ (Письмо Минтруда России от 09.11.2015 N 17-3/В-538).
Но возможен иной подход: не облагается взносами материальная помощь в связи со смертью родственников (бабушки, брата, тестя и др.), которые на момент смерти совместно проживали и вели совместное хозяйство с работником, поскольку их следует считать членами семьи. К такому выводу пришел Минфин России в отношении НДФЛ (Письмо 02.12.2016 N 03-04-05/71785). Положения законодательства по НДФЛ и страховым взносам аналогичны (п. 8 ст. 217, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Поэтому полагаем, что подход Минфина России можно распространить и на страховые взносы.
В Приложении к ответу Вы найдете:
решение Как облагается НДФЛ материальная помощь Ко.rtf
решение Как оказание материальной помощи отражать в.rtf
решение Как оформить предоставление работнику матер.rtf
решение Облагается ли страховыми взносами материаль.rtf
ситуация Матпомощь в связи со смертью близкого родс.rtf