Директор - учредитель тратит денежные средства с корпоративной карты на личные нужды. Может ли организация зачесть долг по подотчетным суммам в счет долга компании перед ним по договору займа?

По мнению налоговиков оплата личных покупок за счет фирмы - доход директора, с которого организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить взносы. Как результат – могут быть доначислены НДФЛ и взносы, начислены пени и наложен штраф (Постановление АС ЗСО от 22.07.2022 N Ф04-2815/2022).

В рассматриваемой ситуации долговые обязательства по возврату подотчетных сумм могут быть зачтены в счет погашения займа (ст. 410 ГК РФ), в этом случае подотчетные суммы будут считаться возвращенными и, соответственно, не будет возникать объекта обложения НДФЛ и страховыми взносами. Однако организации необходимо иметь документальное подтверждение получения займа, в противном случае есть риск доначисления НДФЛ и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.03.2024 N Ф07-21980/2023 по делу N А66-1726/2023, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.11.2023 N Ф04-5177/2023 по делу N А45-35018/2021).

Обоснование

Отсутствие документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм для нужд организации (на цели, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации), чревато не только снятием расходов, но и переквалификацией истраченных подотчетным лицом средств в его доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами (см., например, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.11.2023 N Ф04-5177/2023 по делу N А45-35018/2021).

По общим правилам для одностороннего зачета по заявлению необходимо, чтобы одновременно выполнялись следующие условия: требования сторон встречные, обязательства однородные и срок исполнения по обязательствам наступил (допускается также зачет встречного однородного требования, срок которого еще не наступил) (ст. 410 ГК РФ; пп. 10 - 12 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 N 6).

На первый взгляд указанные вами требования - денежные и, стало быть, однородные. Но это не так. Подотчетные деньги, которые работник (директор) не потратил по назначению и вовремя не вернул, можно квалифицировать как ущерб, причиненный работодателю. Обязанность работника возместить работодателю такой ущерб возникает в связи с трудовыми отношениями между ними (п. 1 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 N 52). А требование о выплате долга по займу вытекает из гражданско-правовых отношений. То есть требования по возврату подотчетных и заемных средств - неоднородные и односторонний зачет по ним невозможен.

В то же время зачет неоднородных требований разрешается по соглашению сторон (п. 4 Постановления Пленума ВАС от 14.03.2014 N 16). В таком случае для учредителя зачет требований к компании по возврату предоставленного займа будет являться добровольным возмещением ущерба работодателю и его обязательство (как работника) по подотчету перед компанией полностью или частично прекратится.

Таким образом, для оформления взаимозачета компании и ее участнику нужно подписать соответствующее двустороннее соглашение (ст. 421 ГК РФ).

Кроме того, если работник, виновный в причинении ущерба работодателю, возмещает его добровольно, то, по мнению ВС РФ, сторонам трудового договора следует заключить соглашение, в котором нужно указать размер ущерба и сроки его возмещения (Определение ВС от 27.04.2020 N 19-КГ20-2). Чтобы не плодить несколько документов, нужные условия можно прописать в одном соглашении.

Также нужно иметь в виду, что взаимозачет требований, по которым истек срок исковой давности, не допускается. Поэтому договариваться о зачете можно, только если не прошел срок на взыскание невозвращенного подотчета (ст. 411 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; п. 18 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 N 6).

Обращаем внимание, если подотчетные деньги зачитываются в счет уплаты процентов по займу, полученному от учредителя, у организации возникает обязанность удержать НДФЛ на дату проведения зачета ( Постановление АС СКО от 07.10.2019 N Ф08-8419/2019).

Риски

Однако мы не может исключать возникновение рисков в данном случае.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.03.2024 N Ф07-21980/2023 по делу N А66-1726/2023

По мнению налогового органа, налогоплательщиком не соблюдены условия п. 1 ст. 54.1 НК РФ, выразившиеся в сознательном (умышленном) искажении сведений о фактах хозяйственной жизни с целью уменьшения налогооблагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам в рамках трудовых отношений через фиктивное создание подотчетных операций и выданных займов, без их фактического осуществления.

Как указал суд, согласившись с позицией налогового органа, при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходования организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, спорные денежные средства считаются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ, а также страховым взносам.

Таким образом, организации необходимо иметь документальное подтверждение получения займа, в противном случае есть риск доначисления НДФЛ и взносов

Вопрос: По итогам года директору компании (единственному учредителю) начислены дивиденды. При этом за ним числится задолженность по подотчету. Можно ли провести взаимозачет этих требований? Смущает, что выдача денег под отчет была произведена в рамках трудовых отношений, а дивиденды выплачиваются в рамках гражданско-правовых. ("Главная книга", 2020, N 23) {КонсультантПлюс}

Вопрос: У нашей компании есть долг перед учредителем (он же директор) по полученному от него займу. При этом за ним, как за работником, числится долг перед организацией по подотчету. Можно ли провести зачет этих взаимных обязательств? Какие документы при этом следует оформить? ("Главная книга", 2023, N 11) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...В бухучете организации числится задолженность по договору займа перед бывшим директором, а также задолженность бывшего директора перед организацией в сумме выданных под отчет денежных средств. Имеет ли право организация сделать взаимозачет в одностороннем порядке и если нет, возникает ли у организации обязанность по начислению и уплате НДФЛ с невозвращенной подотчетной суммы? ("Финансовая газета", 2006, N 2) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...У замдиректора в распоряжении находится корпоративная банковская карта. У него была назначена встреча для покупки оборудования. Он должен был снять с карточки определенную сумму. Но снял сумму значительно больше. Закупка не состоялась, и он через банкомат внес обратно ту же сумму. Как это отразить в бухучете? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", 2016, N 8) {КонсультантПлюс}

Статья: Директор путает счет компании с собственным карманом (что делать бухгалтеру, если руководитель тратит деньги организации на личные нужды) (Филина Е.М.) ("Главная книга", 2011, N 5) {КонсультантПлюс}