Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) – это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Введение ЭКДО – право работодателя (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
При этом ЭКДО не распространяется на (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
В Письме от 05.10.2023 N 14-6/ООГ-6245 Минтруд России отвечает на вопрос, следует ли при принятии в организации ЭКДО вести книгу (журнал) учета трудовых книжек в электронном виде.
Минтруд сообщает, что книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно вести только на бумажном носителе. Такие книги (журналы) не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме. Таким образом, указанные книги (журналы) не подпадают под действие требований, предусмотренных ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
Также Минтруд напомнил, что такие книги нужно пронумеровывать, прошнуровывать, заверять подписью руководителя и печатью организации, если она есть.
На заметку: как вести учет трудовых книжек, можно прочесть в Готовом решении: Как вести трудовую книжку в бумажном виде (КонсультантПлюс, 2023).
Быстро и безопасно перейти на ЭКДО поможет алгоритм клиентского опыта «Переход организации на кадровый электронный документооборот».
О ведении, хранении и учете трудовых книжек в 2023 и 2024 годах расскажет лектор на трансляции «Трудовые книжки» 26 декабря 2023 года.
Читайте подробнее