











№
Мероприятие
Вид документа, подтверждающего выполнение мероприятия
Срок реализации
Ответственные исполнители
1.1
Подготовить приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде
1.2
Подготовить проект ЛНА о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде
2.
Проанализировать и при необходимости внести изменения в ЛНА
Акт/Протокол/Докладная записка с перечнем ЛНА, подлежащих изменению и ознакомление работников под роспись с измененными локальными нормативными актами
3.
Подготовить порядок направления работником заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности и выделение адреса электронной почты
Изменения в Правилах внутреннего трудового распорядка или иной ЛНА работодателя (указать адрес электронной почты, на который работники смогут направлять заявление)
4.
Подготовить персональные уведомления работников в письменной форме об изменениях в законодательстве и необходимости написать заявления о выборе
Уведомление, график уведомлений
По 30 июня 2020
5.
Организовать учет заявлений от работников
По мере написания работниками заявлений
6.
Выдать трудовые книжки работникам, написавшим заявление о формировании сведений в электронном виде
Внести запись в трудовую книжку работника и Книгу учета движения трудовых книжек
7.
Обеспечить формирование и выдачу работникам формы СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»
форма СТД-Р
Отчетность о трудовой деятельности
1.
Проверить готовность информационных систем к сдаче ежемесячной персонифицированной отчетности СЗВ-ТД
Январь 2020
2.
Предоставление отчетности о трудовой деятельности СЗВ – ТД
форма СЗВ-ТД
Ежемесячно до 15 числа месяца следующего за месяцем, в котором были случаи приема, постоянного перевода, увольнения, написания заявления
3.
Предоставление сведений о трудовой деятельности на работников по состоянию на 1 января 2020 года
Форма СЗВ-ТД
Не позднее 15 февраля 2021 года
Приложение 1: Скачать план мероприятий по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников
Приложение 2: Скачать чек-лист по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников
Нормативные правовые акты по теме
Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» внесены изменения в Трудовой кодекс РФ и определены основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ внесены изменения в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», связанные с представлением новой отчетности в Пенсионный фонд РФ.
Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730П утверждена форма представления сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД) и порядок ее заполнения.
Определяемся с используемой терминологией
Обратите внимание: как таковой термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Это лишь рабочее название проекта Минтруда РФ и Пенсионного фонда РФ. Вместо него в законодательстве появился новый термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.
Таким образом, вместо термина «электронная трудовая книжка» далее мы будем использовать понятие «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ». В кадровые документы работодателя также будет включаться этот термин.
Положительные стороны:
Отрицательные стороны:
Вывод: итоговое решение о необходимости разработки и принятия такого локального нормативного акта каждый работодатель принимает самостоятельно. Его отсутствие не будет являться нарушением. Однако его принятие не отменяет издания приказа о порядке перехода на электронное формирование сведений о трудовой деятельности.
Приложение 2: Скачать положение о порядке перехода на электронное формирование сведений о трудовой деятельности
В нормативных правовых актах нет прямой обязанности для работодателей издавать такой приказ. Однако в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели в целях реализации новых норм Трудового кодекса РФ принимают локальные нормативные акты (при необходимости). Приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности позволяет определить ответственных за все мероприятия, которые необходимо провести работодателям в 2020 году. Это важный управленческий документ, который позволяет распределить обязанности между исполнителями и контролировать сроки исполнения необходимых мероприятий.
Приказ разрабатывается в произвольной форме. Главное в нем — определить ответственных за каждое мероприятие по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников и сроки реализации мероприятий.
Приложение: Скачать приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде
Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты. На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения в локальные нормативные акты работодатель может в любое время в течение 2020 года.
Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание о трудовой книжке, отложите на изменение. Возможно для нормирования труда составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.
Если в локальном нормативном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
Если трудовая книжка упоминается в локальном нормативном акте работодателя как документ, выдаваемый при увольнении, то необходимо заменить на порядок выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в редакции от 01.01.2020.
После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Наименование ЛНА |
Необходимо внесение изменений* |
Изменения не требуются |
Правила внутреннего трудового распорядка |
||
Положение о подборе персонала |
||
.... |
* В перечень ЛНА, подлежащих изменению, отбираем те, где встречается словосочетание «трудовая книжка».
В соответствии с частью 5 статьи 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника. Заявление работник может подать в письменной форме или направить по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем:
Работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:
— на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
— в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Для реализации данной нормы работодателю необходимо создать или выделить адрес электронной почты, в локальном нормативном акте установить порядок направления сведений и указать там адрес электронной почты именно работодателя. Таким локальным нормативным актом может быть Положение о переходе на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников, если работодатель принял решение его принимать; это могут быть дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка или любой другой локальный нормативный акт работодателя.
Важно: назначьте ответственного или ответственных за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Рекомендуется в должностные обязанности ответственных внести дополнения по ежедневной проверке электронной почты на предмет поступления заявлений от работников о предоставлении им сведений о трудовой деятельности.
В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендуется его создать либо к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве, либо к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки, так как сведения нужно будет выдавать только работникам, отказавшимся от ведения бумажных трудовых книжек.
Обратите внимание: сведения выдаются по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ (на дату подготовки материалов нет утвержденной формы).
По общему правилу те работники, которых работодатель уведомил по 30 июня 2020 года об изменениях в трудовом законодательстве, обязаны по 31 декабря 2020 года направить работодателю письменное заявление о выборе продолжения ведения им бумажных трудовых книжек или об отказе от ведения трудовых книжек и предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Работодатель самостоятельно ведет учет полученных заявлений от работников (учет может осуществляться в информационных системах работодателя). Главное — фиксировать дату подачи заявления и его содержание, так как эта информация в дальнейшем будет передаваться в Пенсионный фонд РФ в составе сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730П.
Работодатель может приложить форму заявления к уведомлению. Это могут быть два заявления (одно с просьбой продолжать вести трудовую книжку, а второе об отказе ведения трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ) или одно заявление, в котором работника просят отметить, подчеркнуть, выделить одно из действий.
Пример заявления работника с просьбой о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с изменениями в трудовом законодательстве, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу продолжить ведение работодателем трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.
Должность, личная подпись, расшифровка
Пример заявления работника с просьбой об отказе ведения трудовой книжки и предоставления ему сведений о трудовой деятельности работника
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с изменениями в трудовом законодательстве, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Я проинформирован о том, что полученную трудовую книжку после ее выдачи мне необходимо самостоятельно хранить и не допускать ее порчи, утраты вплоть до назначения пенсии в установленном законодательстве порядке.
Должность, личная подпись, расшифровка
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Обратите внимание: срок выдачи работнику трудовой книжки не установлен.
Также не внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», в связи с чем в нормативных правовых актах не урегулирован вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записи о подачи работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 ТК РФ.
Пример такой записи может быть следующим (авторская версия):
N записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
число |
месяц |
год |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
||
... |
... |
... |
... |
... |
... |
18 |
11 |
03 |
2013 |
Принят на должность менеджера по продажам |
Приказ от 11.03.2013 N 14 |
19 |
15 |
04 |
2020 |
Подано заявление о предоставлении |
Заявление от |
|
|
|
|
работнику сведений о трудовой |
15.04.2020 № 127к |
|
|
|
|
деятельности в соответствии со статьей |
|
|
|
|
|
66.1 Трудового кодекса Российской |
|
|
|
|
|
Федерации |
|
Взаимодействие с ПФР по предоставлению сведений о трудовой деятельности должно осуществляться по электронным каналам связи с использованием специального программного обеспечения. Для этого необходимо наличие заключенного соглашения об информационном взаимодействии между отделением ПФ РФ и работодателем. Для подключения к электронному документообороту необходимо обращаться в территориальные органы ПФР по месту регистрации.
Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:
— проведены кадровые мероприятия;
— подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Согласно пункту 1.4 Порядка заполнения при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении сотрудника работодатель одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
При предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года работодателем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с пунктами 2.6.1-2.6.4 Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на 01.01.2020) кадровом мероприятии (пункт 2.6.6. Порядка).
Пример 1. Работник 20 января 2020 года переводится на другую должность. Учитывая, что форма СЗВ-ТД подается за указанное зарегистрированное лицо в первый раз, одновременно в форме указываются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Автор