Переход на электронные трудовые книжки, 10.02.2020

Приложение 1: Скачать план мероприятий по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников

Приложение 2: Скачать чек-лист по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников

Нормативные правовые акты по теме

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» внесены изменения в Трудовой кодекс РФ и определены основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ внесены изменения в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», связанные с представлением новой отчетности в Пенсионный фонд РФ.

Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730П утверждена форма представления сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД) и порядок ее заполнения.

Определяемся с используемой терминологией

Обратите внимание: как таковой термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Это лишь рабочее название проекта Минтруда РФ и Пенсионного фонда РФ. Вместо него в законодательстве появился новый термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Таким образом, вместо термина «электронная трудовая книжка» далее мы будем использовать понятие «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ». В кадровые документы работодателя также будет включаться этот термин.

Положительные стороны:

• позволяет закрепить на локальном нормативном уровне основные права и обязанности работников в связи с переходом на формирование сведений о трудовой деятельности;
• позволяет проинформировать об изменениях в законодательстве в том числе работников, которые будут приниматься на работу после 30 июня 2020 года (обратите внимание, что в нормативных правовых актах не установлена обязанность уведомлять об изменениях в законодательстве работников, принимаемых на работу после того, как работодатель завершил мероприятия по уведомлению работников, то есть после 30 июня 2020 года);
• позволяет установить порядок получения работниками сведений о трудовой деятельности, указать адрес электронной почты, на который работники, отказавшиеся от бумажных трудовых книжек, смогут направлять заявление о выдаче таких сведений;
• помогает проинформировать вновь поступающих на работу работников, которые изъявили желание отказаться от бумажной трудовой книжки, о формах и способах получения ими сведений о трудовой деятельности.

Отрицательные стороны:

• после принятия локального нормативного акта необходимо ознакомить с ним всех работающих работников под роспись (в соответствии со ст. 22 ТК РФ), в последующем знакомить под роспись до подписания трудового договора (в соответствии со ст. 68 ТК РФ);
• такой локальный нормативный акт частично дублирует нормы трудового законодательства;
• зачастую работников формально знакомят с ЛНА под роспись, таким образом, его информационная наполняющая сводится на нет.

Вывод: итоговое решение о необходимости разработки и принятия такого локального нормативного акта каждый работодатель принимает самостоятельно. Его отсутствие не будет являться нарушением. Однако его принятие не отменяет издания приказа о порядке перехода на электронное формирование сведений о трудовой деятельности.

Приложение 1: Скачать приказ об утверждении Положения о порядке перехода на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников

Приложение 2: Скачать положение о порядке перехода на электронное формирование сведений о трудовой деятельности

В нормативных правовых актах нет прямой обязанности для работодателей издавать такой приказ. Однако в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели в целях реализации новых норм Трудового кодекса РФ принимают локальные нормативные акты (при необходимости). Приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности позволяет определить ответственных за все мероприятия, которые необходимо провести работодателям в 2020 году. Это важный управленческий документ, который позволяет распределить обязанности между исполнителями и контролировать сроки исполнения необходимых мероприятий.

Приказ разрабатывается в произвольной форме. Главное в нем — определить ответственных за каждое мероприятие по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников и сроки реализации мероприятий.

Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты. На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения в локальные нормативные акты работодатель может в любое время в течение 2020 года.

Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание о трудовой книжке, отложите на изменение. Возможно для нормирования труда составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».

Если трудовая книжка упоминается в локальном нормативном акте работодателя как документ, выдаваемый при увольнении, то необходимо заменить на порядок выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в редакции от 01.01.2020.

После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

* В перечень ЛНА, подлежащих изменению, отбираем те, где встречается словосочетание «трудовая книжка».

В соответствии с частью 5 статьи 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника. Заявление работник может подать в письменной форме или направить по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

— на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом

— в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Для реализации данной нормы работодателю необходимо создать или выделить адрес электронной почты, в локальном нормативном акте установить порядок направления сведений и указать там адрес электронной почты именно работодателя. Таким локальным нормативным актом может быть Положение о переходе на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников, если работодатель принял решение его принимать; это могут быть дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка или любой другой локальный нормативный акт работодателя.

Важно: назначьте ответственного или ответственных за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Рекомендуется в должностные обязанности ответственных внести дополнения по ежедневной проверке электронной почты на предмет поступления заявлений от работников о предоставлении им сведений о трудовой деятельности.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендуется его создать либо к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве, либо к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки, так как сведения нужно будет выдавать только работникам, отказавшимся от ведения бумажных трудовых книжек.

Обратите внимание: сведения выдаются по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ (на дату подготовки материалов нет утвержденной формы).

Приложение 1: Скачать образец персонального уведомления работника о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Приложение 2: Скачать пример формулировки в должностную инструкцию специалиста, ответственного за выдачу работникам сведений о трудовой деятельности

1. Работодатель обязан уведомить работников об изменениях в срок по 30 июня 2020 года. На законодательном уровне не решен вопрос об уведомлениях работников, которые будут трудоустраиваться после этой даты. Работодатели могут самостоятельно принять решение: информировать таких работников об изменениях в законодательстве или же подойти к этому вопросу формально, выполнив только те обязанности, которые закреплены в ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закона № 439-ФЗ).
2. Уведомить необходимо каждого работника (в соответствии со ст. 20 Трудового кодекса РФ работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем). Уведомлять лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера не нужно.
   При этом уведомить нужно в том числе работников-совместителей, дистанционных работников, работников — иностранных граждан. Не забудьте о работниках, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, длительных командировках и т.д.
3. Уведомить работников нужно в письменной форме. Полагаем, что из нормы ст. 2 Закона № 439-ФЗ не следует, что именно уведомление должно носить персональный характер. В зависимости от организационных и управленческих потребностей работодатель может уведомить каждого работников персонально или разработать единую коллегиальную форму уведомления своих работников. Содержание уведомления разрабатывается работодателем самостоятельно.
4. При персональном уведомлении можно разработать форму уведомления для каждого работника в двух экземплярах, один из которых будет вручаться работнику, а второй экземпляр с росписью работника о получении аналогичного экземпляра остается у работодателя. Работников, временно отсутствующих на дату уведомления по причине нахождения в отпусках, командировках, отсутствующих по неуважительным причинам, работодатель может уведомить почтой или направить им телеграмму. При выборе коллегиальной формы уведомления достаточно иметь подтверждение уведомления каждого работника, например листы ознакомления. В каждом конкретном случае работодатель самостоятельно определяет, уведомить ли работников единовременно или разработать график уведомлений. Можно вести реестр работников, которым такие уведомления были направлены.
5. Работодатель обязан уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 ст. 2 Закона № 429-ФЗ, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Приложение: Скачать образец персонального уведомления работника о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

По общему правилу те работники, которых работодатель уведомил по 30 июня 2020 года об изменениях в трудовом законодательстве, обязаны по 31 декабря 2020 года направить работодателю письменное заявление о выборе продолжения ведения им бумажных трудовых книжек или об отказе от ведения трудовых книжек и предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Работодатель самостоятельно ведет учет полученных заявлений от работников (учет может осуществляться в информационных системах работодателя). Главное — фиксировать дату подачи заявления и его содержание, так как эта информация в дальнейшем будет передаваться в Пенсионный фонд РФ в составе сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730П.

Работодатель может приложить форму заявления к уведомлению. Это могут быть два заявления (одно с просьбой продолжать вести трудовую книжку, а второе об отказе ведения трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ) или одно заявление, в котором работника просят отметить, подчеркнуть, выделить одно из действий.

Пример заявления работника с просьбой о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с изменениями в трудовом законодательстве, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу продолжить ведение работодателем трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Должность, личная подпись, расшифровка

Пример заявления работника с просьбой об отказе ведения трудовой книжки и предоставления ему сведений о трудовой деятельности работника

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с изменениями в трудовом законодательстве, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Я проинформирован о том, что полученную трудовую книжку после ее выдачи мне необходимо самостоятельно хранить и не допускать ее порчи, утраты вплоть до назначения пенсии в установленном законодательстве порядке.

Должность, личная подпись, расшифровка

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Обратите внимание: срок выдачи работнику трудовой книжки не установлен.

Также не внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», в связи с чем в нормативных правовых актах не урегулирован вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записи о подачи работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

Пример такой записи может быть следующим (авторская версия):

Взаимодействие с ПФР по предоставлению сведений о трудовой деятельности должно осуществляться по электронным каналам связи с использованием специального программного обеспечения. Для этого необходимо наличие заключенного соглашения об информационном взаимодействии между отделением ПФ РФ и работодателем. Для подключения к электронному документообороту необходимо обращаться в территориальные органы ПФР по месту регистрации.

Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:

— проведены кадровые мероприятия;

— подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Согласно пункту 1.4 Порядка заполнения при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении сотрудника работодатель одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

При предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года работодателем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с пунктами 2.6.1-2.6.4 Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на 01.01.2020) кадровом мероприятии (пункт 2.6.6. Порядка).

Пример 1. Работник 20 января 2020 года переводится на другую должность. Учитывая, что форма СЗВ-ТД подается за указанное зарегистрированное лицо в первый раз, одновременно в форме указываются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.