Чтобы списать расходы на представительские: 1) какие документы необходимо оформить? 2) какие условия должны выполняться? 3)какие проводки, если у нас производство? 4) налоговый учёт?

 Представительские расходы подтверждает отчет о мероприятии. Укажите в нем программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложите первичные документы на расходы - накладные, акты, чеки. Кроме отчета можно составить приказ и смету расходов. Образцы документов направляю во вложении.

Для налога на прибыль представительские расходы учитывайте в пределах норматива - 4 проц. расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих (п. 2 ст. 264 НК РФ).

НДС принимайте к вычету только по тем представительским расходам, которые учтете для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету.

 Более подробно рассмотрим далее.

1. Какие расходы относят к представительским

Перечень представительских расходов в бухгалтерском учете нормативно не определен.

Любые расходы, непосредственно связанные с проведением делового мероприятия в форме переговоров, форумов, мастер-классов по обмену опытом, круглых столов, презентаций и др., в которых участвуют представители других организаций, можно учитывать как представительские. В частности, в состав представительских расходов в бухгалтерском учете включают стоимость:

• завтрака, обеда или ужина;
• буфетного обслуживания во время делового мероприятия;
• услуг переводчика;
• транспортного обслуживания.

2. Какими документами оформляют представительские расходы

Для принятия представительских расходов к учету оформите документы, подтверждающие проведение представительского мероприятия. Ими, в частности, могут быть:

• приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
• программа представительского мероприятия;
• смета представительских расходов;
• отчет о представительских расходах.

Конкретный перечень документов установите в локальном нормативном акте организации, например, в положении о представительских расходах. Формы документов утвердите в учетной политике.

 В отчете о представительских расходах обязательно укажите:

• дату и место проведения представительского мероприятия;
• цель представительского мероприятия;
• результаты, достигнутые по итогам мероприятия. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;
• список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в мероприятии;
• список сотрудников вашей организации, участвовавших в мероприятии;
• вид и сумму расходов. Информацию возьмите из первичных документов, подтверждающих затраты, связанные с представительскими расходами.

3. Какими бухгалтерскими проводками отражают представительские расходы

Представительские расходы в бухгалтерском учете относите к расходам по обычным видам деятельности. Если мероприятие проводится с участием потенциальных или уже существующих покупателей (клиентов) и его целью является увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу». В иных случаях расходы могут быть учтены как управленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

 Датой признания представительских расходов может быть (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99):

• дата утверждения авансового отчета, если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо;
• дата утверждения отчета о представительских расходах.

Представительские расходы отражайте проводками: 

Содержание операций	Дебет	Кредит
Учтены представительские расходы	44 (26)	60 (76)
Отражен НДС по представительским расходам	19	60 (76)
НДС по представительским расходам принят к вычету 1	68	19
Оплачены товары (работы, услуги), приобретенные в представительских целях	60 (76)	51 (71)

¹ Принимайте к вычету НДС с той части представительских расходов, которая не превышает норматив, применяемый при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на приобретение букетов цветов в представительских целях

Стоимость букетов цветов в бухгалтерском учете можно включить в состав представительских расходов, если их приобретение связано с представительскими мероприятиями. Например, цветы вручены представителям организаций - региональных дилеров, прибывшим для участия в конференции, организованной дистрибьютором. Вручение цветов нужно включить в программу представительского мероприятия, а затраты на их приобретение - в смету. Проводки стандартные.

Как учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль

Представительские расходы учитываются в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив - не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от поступления оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо, то такие расходы нужно признавать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода расходы признаются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).