В каких случаях УПД можно оформить на бумаге? И когда строку «5б» в УПД заполнять не нужно?

Форма УПД рекомендована Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, и ее нужно корректировать так, чтобы она соответствовала актуальным требованиям к счету-фактуре.

УПД на бумаге

По общему правилу оформлять УПД можно и на бумаге, и в электронном виде, при этом электронный УПД обязателен по сделкам с прослеживаемыми товарами, в других случаях обмениваться электронными УПД можно по договоренности с контрагентом. Актуальный формат УПД – 5.03. ЭДО для УПД такой же, как для электронных счетов-фактур: продавец и покупатель подписывают документы УКЭП и обмениваются ими через операторов (пп. 2, 3 Порядка обмена электронными счетами-фактурами).

Также при электронном документообороте (ЭДО) с 1 января 2026 года УПД стал единственным официально признанным электронным документом для подтверждения отгрузок, работ и услуг (Приказ ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@, Информация ФНС).

Таким образом, бумажный УПД можно использовать для сделок, если они не требуют обязательного ЭДО.

Строка «5б»

С 1 апреля 2026 года в форму счета-фактуры добавлена новая строка «5б». В строке указывается номер и дата счета-фактуры, выставленного при получении оплат или иных платежей за будущие поставки. Если был получен аванс, обязательно заполняют строку 5 в счете-фактуре – в ней указывают номера и даты платежек, и строку «5б» с номером и датой авансового счета-фактуры. При заполнении УПД со статусом «1» также нужно дополнить его строками «5а» и «5б», они заполняются по правилам заполнения счета-фактуры (если была предоплата в счет предстоящих поставок). (Письма ФНС России от 13.12.2024 N ЗГ-2-3/19079@, от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368, УФНС России по МО от 07.03.2025 N 15-07/012719@). В УПД со статусом «2» строка «5б» не заполняется (ст. 169 НК РФ).

На заметку: не препятствуют вычету счет-фактура или УПД без номера или с неправильным номером, неверные КПП, адрес или индекс, незаполненные или неправильно заполненные строки 5, «5а» и «5б» (ст. 169 НК РФ, Письма Минфина России от 02.04.2019 N 03-07-09/22679, от 12.01.2017 N 03-07-09/411).

Как заполнить УПД, рассказано в Готовом решении СПС КонсультантПлюс.

Свежие материалы СПС КонсультантПлюс по вопросам оформления первичных документов собраны в Ленте рекомендаций на нашем сайте по профессиональной задаче «Первичные документы» на нашем сайте.