Как правильно планировать рабочее и личное время

Даже простое записывание дел значительно лучше, чем попытки их запомнить. Если количество ваших дел больше 9, то лучше не полагайтесь на память, она может вас в любой момент подвести. Запишите на любом носителе - бумажном, электронном, в конце концов, наговорите на диктофон - это позволит вам вспомнить информацию и вернуть, если она забылась.
Первостепенная причина планирования заключается в том, что оно позволяет оптимизировать время. Вы можете составить обзор того, какие дела вам предстоит сделать и в какие сроки; какое из дел необходимо выполнить в первую очередь, а какое можно отложить на потом. Не зная точного плана на день, легко принять неверное решение, что вызовет определенные проблемы.
У людей, которые не планируют свой день (или недостаточно хорошо это делают), постоянно возникают ситуации, которые они могли бы предвидеть и спланировать заранее, но по какой-то причине этого не сделали. А это приводит к тому, что те, кто плохо планируют, нередко попадают в авральные ситуации и вынуждены задерживаться на работе или работать на выходных.
Но при планировании вы можете заранее подумать, в каком порядке лучше делать дела, а при необходимости посещать разные места можно наилучшим образом спланировать маршрут, если заранее знать, куда ехать и во сколько.
Планирование позволит не ставить несколько "жестких" дел подряд, что приводит к срыву расписания.
Итак, как правильно планировать?
Разберем одну из самых простых, но действенных методик планирования - "Альпы" Лотара Зайверта. В ней всего пять простых шагов:
1. Запишите дела и сроки их исполнения.
2. Оцените необходимое время.
3. Зарезервируйте "буферное" время.
4. Расставьте приоритеты.
5. Контролируйте выполнение плана и перенос незавершенных дел.
С чего начинать?
- Для начала разберитесь с тем, куда вы записываете ваши планы.
- Как только возникает очередная задача - записывайте.
- Заведите себе полезную привычку использовать модель SMART для конкретизации задач.
- Если у вас постоянно завал дел - задумайтесь о том, почему этот снежный ком постоянно растет и как его можно сократить. Сотрудник, который перегружен задачами, - это не хороший сотрудник, а тот, кто не справляется со своей работой вовремя.
- Выпишите на отдельный лист те дела, которые постоянно переносятся на завтра. Посмотрите, есть ли среди них важные, но несрочные. Избавляйтесь от неважных и несрочных дел по мере возможности.
Ошибки, которые мешают успешному планированию:
1. Желание успеть сделать все.
2. Перфекционизм.
3. Прокрастинация.
4. Недооценка требуемого времени.
5. Отсутствие плана Б.
Способы избежать ошибок планирования:
1. Никогда не планируйте день на 100% от номинала! Пользуйтесь правилом планирования времени 60/40.
2. Используйте "буферное" время.
3. Заранее узнавайте о тех делах, которые свалятся вам на голову завтра.
4. Не ругайте себя за ошибки, лень и т.д.
5. Избегайте трудоголизма.
6. Воспринимайте со спокойствием, если ваши планы рушатся и сдвигаются.