Для работников, которые уходят в декрет (больничный, отпуск по уходу до 1,5 или до 3 лет), нужно ли подавать подраздел 1.2 ЕФС-1 и в какие сроки? Или нужно их показать только в годовом отчете?

На работников, которые уходят в декрет (больничный, отпуск по уходу до 1,5 или до 3 лет), нужно подавать подраздел 1.2 ЕФС-1 (п. п. 55 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" представляется в срок не позднее трех рабочих дней со дня, когда застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (согласно информации, размещенной на официальном сайте СФР).

Также на данных работников при наступлении срока представления годовой отчетности подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". Т.е. на таких сотрудников Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 подается два раза.

Обоснование

Как отразить декрет и отпуск по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

 1. Как отразить декретный отпуск в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЕКРЕТ".

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X". В таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 период нахождения в отпуске по беременности и родам укажите так (ст. 255 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 12 Закона о страховых пенсиях, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - даты начала и окончания отпуска по беременности и родам в пределах отчетного года. Например, 01.03.2024 и 18.07.2024. Если сотрудница уходит в декретный отпуск, например, в конце 2024 г., то в графах проставьте дату ухода в декрет и 31.12.2024. При выходе ее из отпуска в следующем году проставьте 01.01.2025 и дату его окончания;
• в графе 7 - код "ДЕКРЕТ".

2. Как отразить отпуск по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Порядок заполнения подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 будет зависеть от следующих условий:

• оснований подачи сведений (сведения подаются в связи с наступлением срока подачи отчетности за отчетный период либо сведения подаются раньше - в связи с представлением физлицом заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком);
• возраста ребенка, в отпуске по уходу за которым находится ваш работник: до 1,5 лет или от 1,5 до 3 лет.

 2.1. Как отразить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по уходу за ребенком. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЕТИ" (когда отпуск дается родителю) или "ДЕТИПРЛ" (когда отпуск дается не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну).

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X" (п. 55 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет отразите в таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 следующим образом (ст. 256 ТК РФ, п. 3 ч. 1 ст. 12 Закона о страховых пенсиях, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - период нахождения в таком отпуске (в пределах отчетного года). Например, если сотрудница находилась в таком отпуске весь год, то укажите период с 1 января по 31 декабря отчетного года. А если сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, например, с 16 ноября, то укажите период с 16 ноября по 31 декабря отчетного года;
• в графе 7 - код "ДЕТИ". Если отпуск по уходу за ребенком предоставляется не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну, то такой период отражается с кодом "ДЕТИПРЛ".

Коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода в общем случае не указывайте (п. 74 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Есть исключение - код "ДЕТИ" может указываться с одновременным указанием кода территориальных условий "СЕЛО" в случаях, указанных в п. 76 Порядка заполнения формы ЕФС-1.

2.2. Как отразить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по уходу за ребенком. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЛДЕТИ" (когда отпуск дается родителю) или "ДЕТИПРЛ" (когда отпуск дается не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну).

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X" (п. 55 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 лет до 3 лет отразите в таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 следующим образом (ст. 256 ТК РФ, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - период нахождения в таком отпуске (в пределах отчетного года). Например, сотрудница 21 сентября вышла из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и сразу ушла в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Тогда период нахождения в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет в отчетном году будет с 21 сентября по 31 декабря;
• в графе 7 - код "ДЛДЕТИ". Если отпуск по уходу за ребенком до 3 лет берут не родители, а бабушка, дедушка, другой родственник или опекун, этот период отражается с кодом "ДЕТИПРЛ".

Коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода не указывайте (п. 74 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

Срок для передачи сведений о стаже при назначении выплат по ОСС в Законе отсутствует. СФР на своем официальном сайте разместил Ответы на вопросы по представлению подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 в СФР в 2024 году <3>, где разъяснил:

"В каких случаях и в какие сроки необходимо подавать форму с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" подраздела 1.2 формы ЕФС-1?

Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" представляется в срок не позднее трех рабочих дней со дня, когда застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком".

--------------------------------

https://sfr.gov.ru/employers/general_information/reporting/faq/~10044.

• Готовое решение: Как отразить декрет и отпуск по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}
• Статья: "Декретные" отпуска: верные алгоритмы и важные детали (Зимина С.Ю.) ("Кадровик-практик", 2024, N 3) {КонсультантПлюс}