Принимаем на работу сотрудника, который последние несколько лет не был трудоустроен официально, записей в трудовой книжке за это время нет. Какую трудовую книжку на него вести – бумажную или электронную?

Если работник при приеме на работу представил трудовую книжку без записи о подаче заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (ЭТК), то работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумаге.

Если ранее сотрудник не был трудоустроен (например, был самозанятым) и  не имел возможности подать заявление о переходе на ЭТК, то, начав снова работать по трудовому договору, сотрудник с бумажной трудовой книжкой может в любое время подать заявление о переходе на ЭТК (п. 2 ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

При получении от работника заявления о переходе на ЭТК в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления необходимо внести запись о переходе на ЭТК в трудовую книжку и выдать ее работнику (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек – Приложение 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 N 320н). Не позднее 25-го числа следующего месяца также необходимо будет предоставить подраздел 1.1 ЕФС-1.

Электронная же трудовая книжка оформляется без заявления о переходе с трудовой книжки в том случае, когда новый работник не имел трудового стажа и устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

На заметку: примеры заявления о переходе на ЭКТ и записи в трудовой книжке приводятся в Типовой ситуации: Электронные трудовые книжки: обязанности работодателя (Издательство «Главная книга», 2023) в СПС КонсультантПлюс. О ведении электронных трудовых книжек рассказано в Готовом решении: Как вести электронные трудовые книжки (КонсультантПлюс, 2023).

На вопросы по трудовым книжкам поможет найти ответ лектор в ходе тематической горячей линии «Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Версия 2024 года» 21 ноября 2023 года.