С 1 сентября 2023 года аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры не выпускают квалифицированные ЭП для сотрудников. При этом ранее выданные персональные ЭП сотрудников действительны и применимы без машиночитаемой доверенности до истечения их срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Такие поправки введены Федеральным законом от 04.08.2023 N 457-ФЗ. Подробнее о его положениях можно узнать в обзоре на нашем сайте.
В Письме от 17.07.2024 N ЗГ-2-26/10319 ФНС разъяснила порядок применения электронной подписи юрлица при подписании первичных документов.
Согласно действующему законодательству, электронная подпись имеет такую же юридическую силу, что и собственноручная.
Для электронного документооборота юридические лица могут применять обезличенный сертификат квалифицированной электронной подписи, который создается и выдается в уполномоченных центрах ФНС.
Вместе с тем обезличенный сертификат электронной подписи характеризуется следующим:
- в таком сертификате не указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности в соответствии с гражданским законодательством РФ;
- организация в своем распорядительном акте определяет должностное лицо компании, которое наделяется правом автоматически создавать и (или) автоматически проверять электронную подпись в системе;
- также распорядительным актом устанавливается лицо, отвечающее за подписываемые документы.
Подписание первичных документов
Каждый факт хозяйственной жизни компании должен подтверждаться первичным учетным документом, который может быть составлен на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, в том числе подпись лица с указанием наименования должности и ФИО физического лица, который совершает сделку или операцию и отвечает за ее оформление.
Такие документы подписываются руководителем организации. Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации, устанавливает ее руководитель.
Первичные учетные документы, созданные в электронной форме, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.
По мнению ФНС такие документы не могут быть подписаны обезличенной электронной подписью юридического лица, так как при этом не выполняются требования законодательства о том, что документы подписывает руководитель организации или уполномоченные им лица.
Отмечается, что локальные нормативные акты юрлица позволяют предостеречь должностных лиц от неправомерного использования обезличенного сертификата электронной подписи.
На заметку: передача полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью оформляется соответствующей доверенностью и включением должностного лица в локальный нормативный акт, утвержденный приказом руководителя организации. Пошаговый алгоритм по оформлению передачи полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью ответственному лицу смотрите в Консультации эксперта региональной ГИТ.
Напоминаем, что с 1 сентября 2024 года для электронного документооборота можно применять только МЧД, переходный период заканчивается 31 августа 2024 года. Подробнее об этом рассказано в обзоре на нашем сайте
Читайте подробнее
Бухгалтерам
Кадровикам
