Как отразить в РСВ командировочные расходы и выплаты работникам с разъездным характером работы

19 сентября 2025 г.

Возможности: суммы командировочных расходов (стоимость проездных билетов, проживания), возмещаемые работнику или уплачиваемые непосредственно самой организацией-работодателем, а также суммы расходов (на топливо, проживание, суточные), возмещаемые работникам, имеющим разъездной характер работ не облагаются страховыми взносами. Разъяснения Минфина помогут правильно отразить данные суммы в РСВ.

В Письме от 27.08.2025 N 03-15-05/83773 Минфин разъяснил особенности учета и отражения в РСВ командировочных расходов и выплат работникам, чья работа носит разъездной характер.

Так, согласно абз.11 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, установленные законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Командировочные расходы

Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ). К таким расходам относятся:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ, оплата организацией расходов на командировки работников (включая суточные, проезд, проживание) не облагается страховыми взносами, с учетом положений п. 1 ст. 217 НК РФ.

Выплаты работникам с разъездным характером работы

В случае если постоянная работа работника осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ), работодатель также возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе на ГСМ и проживание.

Выплаты сумм суточных работникам с разъездным характером работы не подлежат обложению страховыми взносами в размере, не превышающем размера соответствующих выплат, предусмотренного п. 1 ст. 217 НК РФ.

Отражение в отчетности

В связи с тем, что командировочные расходы сотрудников и выплаты работникам с разъездным характером деятельности освобождены от уплаты страховых взносов в РСВ эти суммы отражаются следующим образом:

- в разделе 1, подразделе 1:

в строке 030 указывается общая сумма выплат, включая освобожденные от страховых взносов;
в строке 040 отражается сумма, не подлежащая обложению взносами;

- в разделе 3, подразделе 3.2.1 в графе 140 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, относящаяся к конкретному работнику.

Данный порядок применим как для сумм расходов, возмещаемых работникам, так и к уплачиваемым непосредственно самой организацией-работодателем.

На заметку: подробнее про командировочные расходы и выплаты работникам с разъездным характером работы рассказано в материалах СПС КонсультантПлюс:

- Типовая ситуация: Командировочные расходы: документы и учет;

- Типовая ситуация: Разъездной характер работы: оформление и компенсации.

Разобраться с нестандартными ситуациями возмещения расходов на оплату командировок, учета затрат в целях налогообложения прибыли, соблюдения лимита по доходам, не облагаемыми страховыми взносами смогут участники семинара «Командировки и представительские расходы: как оформить и рассчитать налоги» 7 октября 2025 года.

Читайте подробнее