По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования ( ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
Представитель региональной ГИТ разъясняет, что решение о приеме или об отказе в приеме на работу принимается самим руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на это органом управления организации (в должностной инструкции такого лица должна быть предусмотрена соответствующая функция). Следовательно, отказ в приеме на работу может подписать либо сам руководитель организации, либо такое уполномоченное лицо, например, руководитель кадровой службы или руководитель подразделения, в котором открыта вакансия.
Особое внимание представитель ГИТ обращает на требование к форме сообщения о причинах отказа – она должна быть письменной ( ст. 64 ТК РФ). Это жестко закреплено в ТК РФ. Соответственно, отказ работодателя должен быть представлен именно в письменной форме, подписан и заверен печатью (в случае ее использования).
Ответ, направленный по электронной почте, может быть расценен контролирующими органами как нарушение требований ст. 64 ТК РФ, поскольку представленное в таком виде объяснение причин отказа в заключении трудового договора не представляет собой именно письменную форму ответа. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Работодатели, привлекающие иностранных граждан, обязаны уведомлять территориальный орган МВД о заключении (расторжении) с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера. Это необходимо сделать не позднее трех рабочих дней с даты заключения (расторжения) договора с иностранным работником.
Документом, подтверждающим исполнение этой обязанности, является справка установленной формы. Представитель Минтруда разъясняет, что законодательством напрямую не установлен срок хранения справок, подтверждающих прием уведомлений о приеме на работу иностранных граждан. При этом важно учесть следующее.
- Данные справки помогут работодателю подтвердить факт уведомления территориального органа МВД о заключении или расторжении трудового договора или ГПД с иностранным работником при возникновении споров. Отметим, что штраф за неуведомление установлен ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ и для юрлиц составляет от 400 тыс. до 800 тыс. руб. При этом привлечь к административной ответственности по этому основанию можно только в течение одного года с момента совершения нарушения.
- Срок хранения документов (информации, справок, сведений, списков, отчетов) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников составляет 5 лет. Это установлено ст. 561 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ в виде предупреждения или административного штрафа на виновное должностное лицо в размере от 300 до 500 руб.
- Данные справки могут быть запрошены сотрудниками полиции в рамках надзора за трудовой деятельностью иностранных работников. Таким образом, эксперт Минтруда рекомендует хранить рассматриваемые справки в течение 5 лет.
По мнению эксперта Минтруда, отсутствие регистрации по месту жительства не может являться причиной для отказа в приеме на работу, а также препятствием для представления отчетности в налоговую инспекцию, в ПФР, а также не мешает заключению договора о материальной ответственности. Оформление на работу граждан без регистрации осуществляется в общем порядке.
В обзоре актуальных ответов на вопросы от работников и работодателей за август 2018 года Роструд разъяснил, что ТК РФ не предусмотрено право работодателя взыскать оплату предварительного медосмотра с кандидата, отказавшегося заключать трудовой договор. Согласно ст.213 ТК РФ, медосмотры и психиатрические освидетельствования, предусмотренные данной статьей, осуществляются за счет средств работодателя.
В общем случае, при заключении трудового договора поступающие на работу временно пребывающие иностранные граждане предъявляют работодателю, помимо прочего, разрешение на работу или патент.
Минтруд отмечает, что ТК РФ не устанавливает обязанности работодателя проверять подлинность документов, которые иностранный гражданин предъявил при приеме на работу.
За предоставление поддельных документов возможно привлечение работника к уголовной ответственности по ч. 3 ст. 327 УК РФ. Вместе с тем организация может быть привлечена к административной ответственности за привлечение к труду иностранца с нарушением требований миграционного законодательства при обнаружении поддельного разрешения на работу у работника (решения Ленинградского областного суда от 26 июня 2012 г. N 7-320/2012, от 26 июня 2012 г. N 7-316/2012).
Учитывая изложенное, Минтруд полагает целесообразным проверять подлинность разрешения на работу, которое иностранный работник предъявил при приеме на работу.
С работником, который принимается на работу на время отсутствия основного сотрудника, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор. Такой трудовой договор прекращается с выходом основного работника на работу.
Минтруд считает, что в трудовом договоре с временным работником следует прописать, что он заключается на время отсутствия основного работника (Ф.И.О.).
В приказе о приеме на работу в графе «по» следует указать, например: «до выхода Ф.И.О. (основного работника) на работу».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Это прямо предусмотрено ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ.
Представитель Минтруда считает, что отсутствие в наименовании трудового договора упоминания о дистанционной работе является нарушением ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ. Поэтому заключение с дистанционным работником трудового договора, а не трудового договора о дистанционной работе является нарушением трудового законодательства, ответственность за которое предусмотрена ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для организации составляет - от 50 до 100 тыс. руб.).
В то же время эксперт отмечает, что по данному вопросу возможна и иная точка зрения.