В Консультации от 10.11.2023 эксперт ФНС России разъясняет порядок оформления и налогового учета операций, когда купленный от имени организации, но через подотчетное лицо товар (стоимостью менее 100 тыс. руб.) оказался бракованным и деньги за товар возвращены обратно – на карточку подотчетного лица.
В данном случае полученные от магазина денежные средства работнику необходимо внести в организацию (на счет либо в кассу), а также представить полученные при возврате от продавца документы (чек возврата, накладную на возврат) для обоснования возврата денег от подотчетного лица.
Получение ранее выданных в подотчет денег оформляется следующим образом:
- Внесение денег в кассу организации оформляется приходным-кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1.
- При перечислении денег на расчетный счет организации работнику следует оформить такое поступление именно как возврат денежных средств от подотчетного лица (привести подробные формулировки в назначении платежа).
В части остальных документов нормы не содержат закрепленных требований, то есть хозяйственную операцию можно отразить на усмотрение организации. Формы первичных учетных документов определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 1, 3, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
По мнению эксперта ФНС России, работнику, например, можно оформить служебную записку; поставить резолюцию для бухгалтерии – получить и провести возврат подотчетных средств. Из документов должна вытекать хронологичность операций (описать приобретение, возврат товара и денежных средств, причины и обоснование возврата и т.д.). Таким образом, документы оформляются работником и организацией в свободной форме. Также можно издать приказ о возложении на подотчетное лицо полномочий произвести возврат товара и вернуть деньги в кассу (на расчетный счет) организации.
Также эксперт ФНС России отмечает, что порядок возврата товаров, приобретенных по договору розничной купли-продажи, регламентируется гл. 30 ГК РФ. Закон РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 N 2300-1 на указанную ситуацию не распространяется, так как физическое лицо действовало в интересах организации и за ее счет.
В налоговом учете товар, который стоит менее 100 тыс. руб., списывается в расходы единовременно. Порядок отражения в расходах не зависит от того, напрямую или через подотчетное лицо был приобретен товар. Соответственно, отнесенные ранее расходы на приобретение возвращенного товара необходимо сторнировать в налоговом учете (исключить сторнировочной записью из расходов). Если же годовая отчетность по налогу на прибыль была сдана, то изменения вносятся путем подачи уточненной налоговой декларации в порядке ст. 54 и ст. 81 НК РФ.
На заметку: примеры оформления документов при выдаче денег под отчет приведены в Типовой ситуации: Выдача под отчет: документы, сроки, проводки (Издательство «Главная книга», 2023) в СПС КонсультантПлюс.
Как правильно организовать работу с первичными документами расскажет лектор на бухгалтерской экспертизе «ЭЛКОДА» по теме «Аудит "первички": анализ типичных ошибок и их последствия. Как минимизировать налоговые риски. Применение ФСБУ 27/2021» 13 декабря 2023 года.
Читайте подробнее