Сотруднику был перечислен аванс на корпоративную банковскую карту для оплаты представительских расходов по загран командировке,  как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете, как отразить курсовые разницы?

 Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам рекомендуем отражать:

- на счете 51 'Расчетные счета', если корпоративная банковская карта привязана к расчетному счету организации;

- на счете 55 'Специальные счета в банках', к которому открыть субсчет 55-4 'Корпоративные карты', если карта привязана к специально открытому счету, который пополняется с расчетного счета организации. Аналитический учет по данному субсчету удобно вести по каждому счету и каждой карте.

В бухгалтерском учете делают следующие проводки:

• Д 55-4 К 51 - Перечислены с расчетного счета денежные средства на специальный карточный счет.
• Д 71 К 51 (55-4) Списаны со счета денежные средства при оплате корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг).
• Д 60 (76) К 71 Отражена оплата корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг).

{Готовое решение: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой (КонсультантПлюс, 2019)}

Д 26 (44) - К 60 - Списаны представительские расходы

Представительские расходы учитываются в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив - не более 4 проц. от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от поступления оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо, то такие расходы нужно признавать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 Представительскими являются расходы, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах для взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ). Кроме того, представительскими также считаются расходы на проведение переговоров с физлицами - фактическими или потенциальными клиентами организации (Письма Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859).

К представительским относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):

- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

- на проезд участников к месту проведения мероприятия и обратно;

- на буфетное обслуживание во время мероприятия;

- оплата услуг переводчиков во время мероприятия.

{Готовое решение: Управленческие расходы в налоговом учете по налогу на прибыль (КонсультантПлюс, 2019)}

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета по заграничной командировке, учитывайте (п. п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006):

- в прочих доходах, если:

• на дату пересчета остатка по авансовому отчету курс валюты вырос по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета;
• на дату пересчета перерасхода по авансовому отчету курс валюты снизился по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета;

- в прочих расходах, если:

• на дату пересчета остатка по авансовому отчету курс валюты снизился по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета;
• на дату пересчета перерасхода по авансовому отчету курс валюты вырос по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета.

{Готовое решение: Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке (КонсультантПлюс, 2019)}

Расходы работника в загранкомандировке пересчитывайте в рубли по курсу валюты, установленному Банком России:

- на дату выдачи  работнику аванса в валюте под отчет - в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006);

- на дату утверждения авансового отчета - в части расходов сверх подотчетной суммы, то есть при наличии перерасхода по авансовому отчету (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Задолженность работника по подотчетной сумме, списанной со специального счета корпоративной карты, выражена в валюте и пересчитывается в рубли по курсу, действующему на дату ее возникновения (дату списания средств со специального счета корпоративной карты), в дальнейшем в связи с изменением курса не пересчитывается ((п. п. 4, 5, 6, 9, 10 Положения по бухгалтерскому учету 'Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте' (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н). Поэтому курсовых разниц, предусмотренных абз. 4 п. 3 ПБУ 3/2006 по расчетам с работником по подотчетной сумме, не возникает.

Командировочные расходы в иностранной валюте  пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на дату их выдачи под отчет, т.е. на дату списания денежных средств со специального счета корпоративной карты (п. 9 ПБУ 3/2006).

Пересчет суммы командировочных расходов, оплаченных в иностранной валюте путем выдачи работнику аванса, в рубли производится по курсу, установленному Банком России на дату выдачи работнику аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

{Корреспонденция счетов: Как отразить в учете суточные по заграничной командировке, выплаченные работнику в иностранной валюте через банкомат с использованием корпоративной банковской карты?.. (Консультация эксперта, 2019)}