Хотим оформить сотрудника дистанционно (проживает не в Москве). Какие есть варианты для подписания с ним документов при приеме? Как физическому лицу можно получить электронную подпись или этим организация должна заниматься?

Главное

Варианта подписания документов с таким работником три:

1. Обменяться электронными документами, подписанными ЭЦП.
2. Вызвать сотрудника в офис в командировку на 1 рабочий день, для письменного оформления всех документов при приеме на работу.
3. Обменяться бумажными вариантами документов обычной почтой.

 Получить ЭЦП физлицу можно в удостоверяющем центре, подробнее в обосновании. Также отметим, что подобный формат услуг оказывает Элкод https://elcode.ru/products/elektronnaya-otchetnost-sbis/elektronnye-podpisi

Вопрос оформления данного ЭЦП (оплата, кто должен заниматься  и т.д.) нормативно не урегулирован и решается по соглашению сторон трудового договора.

Обоснование

Согласно ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Согласно ч. 1 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно, могут заключаться путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами в порядке, предусмотренном частью первой статьи 312.3 ТК РФ.

При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование составлять документ только на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, признается аналогом документа в бумажном виде, подписанного собственноручной подписью и заверенного печатью, обязательное наличие которой предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Следует отметить, что к электронному документу могут устанавливаться дополнительные требования в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Они могут быть предусмотрены, в частности, федеральным законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, организацией, индивидуальным предпринимателем, гражданином) (ч. 3 ст. 6, п. 11 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Для использования УКЭП необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат). Такой вывод следует из п. 1 ч. 4 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Квалифицированный сертификат выдается:

- аккредитованным удостоверяющим центром (далее - АУЦ) (п. 3 ст. 2, ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Требования к порядку реализации ими функций и исполнения обязанностей утверждены Приказом Минцифры России от 13.11.2020 N 584;

- Минцифры России. Указанным федеральным органом квалифицированный сертификат выдается, в частности, для нужд федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, иных органов госвласти, органам местного самоуправления в случаях, предусмотренных федеральными законами, актами Правительства РФ и Президента РФ (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, абз. 2 п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.11.2011 N 976, п. 5 Указа Президента РФ от 15.05.2018 N 215, пп. 4 п. 1 Приказа Минкомсвязи России от 13.04.2012 N 108).

Для получения квалифицированного сертификата необходимо представить в АУЦ документы (их копии, заверенные надлежащим образом, и (или) сведения из них), перечисленные в ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Квалифицированный сертификат выдается по форме, соответствующей Требованиям, утвержденным Приказом ФСБ России от 27.12.2011 N 795 (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Общий вид сертификата на бумажном носителе, выдаваемого физическому или юридическому лицу, приведен в Приложениях N N 1 и 2 к названным Требованиям.

Такой сертификат АУЦ выдают на безвозмездной основе или за плату. Ее размер не должен превышать установленного Правительством РФ уровня. На сегодняшний день предельный размер не определен (ч. 3.1 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

При получении квалифицированного сертификата заявитель должен (ч. 3, 4 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ):

- ознакомиться под расписку с информацией, включенной в сертификат. Для этого заявитель с учетом требований ч. 3 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ можно использовать УКЭП. Информацию об ознакомлении АУЦ хранит в течение всего срока ведения деятельности;

- получить руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи.

Квалифицированные сертификаты, выданные АУЦ, аккредитованными до 01.07.2020, действуют до истечения срока, на который они выданы, но не более срока действия аккредитации выдавших их удостоверяющих центров либо не более чем до 01.01.2022 (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ).

УКЭП признается действительной при одновременном соблюдении условий, перечисленных в ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, до тех пор, пока судом не будет установлено иное (абз. 1 ст. 11 названного Федерального закона).

Владелец квалифицированного сертификата не может использовать ключ электронной подписи, если есть основания полагать, что его конфиденциальность нарушена. В этом случае необходимо немедленно обратиться в АУЦ, выдавший сертификат (ч. 6 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Таким образом, договор можно заключить при помощи ЭКП или при помощи обмена бумажными варантами документов.

В Приложении к ответу Вы найдете:

_ По новым правилам можно ли оформлять прием дистанцио.rtf
_ Можно ли в договоре о дистанционной работе установит 1.rtf