Ключевым моментом для целей организации учета личного имущества сотрудников, постоянно находящегося на территории учреждения, является определение права пользования таким имуществом в учреждении. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем, оформлены документально и не зависят от начала применения федеральных стандартов.
На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Таким образом, при использовании личных вещей сотрудников с последними могут быть оформлены соответствующие договоры.
В том случае, когда личные вещи используются не в интересах работодателя, например бытовые электроприборы (чайники, микроволновки и компьютеры), ст. 188 ТК РФ не применяется и достаточно заявления работника на имя работодателя.
Учреждение вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости и формах учета личного имущества, находящегося в учреждении.
Однако в целях обеспечения сохранности данного имущества и во избежание нахождения неучтенных объектов основных средств при проведении инвентаризации или ревизии рекомендуем вести забалансовый учет имущества, принадлежащего работникам и находящегося в учреждении.
Материальные ценности, находящиеся в учреждении, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах в соответствии с абз. 1 п. 332 Инструкции N 157н. В частности, на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» учитываются объекты движимого и недвижимого имущества, полученного учреждением в пользование (п. 333 Инструкции N 157н).