Под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Введение ЭКДО – право работодателя.
Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н установлены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
С 1 марта 2023 года такие документы должны иметь следующий состав:
– основная часть – PDF/A-1A-файл;
– приложение (если есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
– файл одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых двух частей;
– машиночитаемая доверенность для подписи;
– описание документа в формате XML.
Также закреплены требования к наименованию структурных элементов документа, в связи с этим утвержден новый Перечень структурных элементов описания электронного документа и коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.
На заметку: изучить порядок перехода на электронный документооборот поможет Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации в СПС КонсультантПлюс.
Читайте подробнее