График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть на 2021 год он должен быть утвержден не позднее 17.12.2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Рассмотрим некоторые нюансы его составления.
- Кого включать в график отпусков
В график отпусков нужно включать всех работников, которые состоят с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения. Это касается в том числе и тех работников, с кем в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры, в т.ч. работников по срочным трудовым договорам, а также внешних совместителей (Письма Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-395, от 27.03.2020 N 14-2/В-321).
Работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам, также следует включить в график отпусков, а работницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в график не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график, в том числе если работницы работают на условиях неполного рабочего времени или на дому.
- Какие отпуска включать в график отпусков
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков, в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
При этом ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск обязательно нужно отражать в графике отпусков, так как это один из видов ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
А накопленные неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (см. Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
- Деление отпуска на части
По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется без разделения на части и составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). На практике в большинстве случаев ежегодный отпуск разделяют на части, что также должно найти отражение в графике отпусков.
Разделение ежегодного отпуска на части возможно по соглашению между работником и работодателем. При разделении ежегодного отпуска хотя бы одна из его частей не должна быть менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни отпуска, превышающие 14 календарных дней, могут быть разделены на любое количество частей (ст. 123, 125 ТК РФ).
Работодатель не вправе:
– в одностороннем порядке без согласия работника решать вопрос о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, продолжительности отдельных частей отпуска;
– требовать от работника включить в оставшиеся части отпуска выходные дни.
- С какими работниками согласовывать время отпуска
Согласовывать даты отпусков при составлении графика нужно с работниками, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время (например, работнику с тремя или более детьми в возрасте до 12 лет), а также с теми, у кого отпуск разделяется на части (ч. 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2 ТК РФ). С остальными работниками согласовывать даты отпусков работодатель не обязан, но может учесть их пожелания.
На заметку: в конце ноября 2020 года в первом чтении принят Законопроект о том, что право на отпуск в удобное время может появиться у сотрудников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Оно будет действовать, пока младшему из них не исполнится 14 лет.
- Утверждение графика отпусков
Для утверждения графика отпусков (по унифицированной форме N Т-7 или разработанной в организации) достаточно заполнить специальный гриф утверждения. На практике часто также издают приказ об утверждении, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например кадровику, уведомлять работников о начале отпусков. Утверждает график отпусков обычно руководитель организации.
Если у организации есть профсоюз, то перед утверждением необходимо согласовать с график с ним. Реквизиты документа с мнением-согласием профсоюза указывается в графике в отведенной для этого графе. Подробнее см. в Готовом решении: Как утвердить график отпусков (КонсультантПлюс, 2020)
- Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. в Готовом решении: Как ознакомить работников с графиком отпусков (КонсультантПлюс, 2020).
На заметку: в записи вебинара «Формируем график отпусков на 2021 год. Проверяем исполнение за 2020 год» можно узнать ответы на сложные вопросы составления графика отпусков и работы с ним.
Читайте подробнее