С конца 2021 года в ТК РФ установлены правила ведения электронного кадрового документооборота. Подробнее об этом читайте в обзоре «С 22 ноября 2021 года в ТК РФ установлены правила ведения электронного кадрового документооборота» на нашем сайте.
Напомним, при желании работодатель может принять решение о введении ЭДО, определив:
- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России". Обе информационные системы будут взаимодействовать с Порталом госуслуг в порядке, который определит Правительство РФ);
- документы для ведения в электронном виде;
- работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
- срок уведомления персонала о нововведении.
Применять кадровый ЭДО можно только с письменного согласия сотрудников, за исключением новых работников, принимаемых с 2022 года, которые по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы (их согласие не требуется). Подробнее о том, как ввести кадровый ЭДО читайте в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2022).
В связи с этим Правительство РФ Постановлением от 01.07.2022 N 1192 утвердило Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с Порталом госуслуг.
Правила предусматривают, что взаимодействие информационной системы работодателя и Портала госуслуг осуществляется с помощью одного из вариантов:
- типовое техническое решение, интегрированное с личным кабинетом на Портале госуслуг;
- с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия в случае, если информационная система работодателя подключена к такой системе.
Правилами установлено, что:
- работник или соискатель могут отправлять и получать документы в рамках кадрового ЭДО с работодателем из своего личного кабинета на Госуслугах при условии взаимодействия информационной системы работодателя с Порталом госуслуг;
- работодатель обязан предоставить работнику доступ к документам, подписанным в рамках кадрового ЭДО, путем их направления в личный кабинет работника или соискателя на Госуслугах при условии, что:
- работник написал заявление о выдаче таких документов путем размещения на Портале госуслуг;
- документы были подписаны в информационной системе работодателя простой электронной подписью.
При подписании кадровых электронных документов используются электронные подписи, предусмотренные ст. 22.3 ТК РФ. Какие электронные подписи используются при применении информационной системы работодателя, читайте в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2022).
Указанные Правила начнут действовать с 1 сентября 2022 года.
Как отмечается на сайте Правительства РФ, с помощью личного кабинета соискатели и работники смогут оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы.
Электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на Портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.
При этом даже при использовании организацией электронного документооборота работодатели и работники при желании по-прежнему могут использовать и традиционный формат предоставления бумажных документов.
На заметку: отметим, Порядок информационного взаимодействия цифровой платформы "Работа в России" с иными информационными системами, в том числе с Порталом госуслуг, определен в Правилах функционирования цифровой платформы. Подробнее читайте в Статье: Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 13.05.2022 N 867 "О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (Чимидова Е.) ("Нормативные акты для бухгалтера", 2022, N 11) в СПС КонсультантПлюс.
Читайте подробнее